dokumentų valdymas

Kodėl dokumentų valdymas yra svarbus?

Daugelis įmonių ir organizacijų vis dar nesuvokia, koks svarbus yra dokumentų valdymas, todėl stengiasi su tuo susitvarkyti patys. Vis dėlto, išmintingesnis sprendimas būtų patikėti šį procesą profesionalams ir dokumentus tvarkyti elektroniniu būdu. Pastarieji ne vienoje įmonėje laikomi savaime suprantamu dalyku, tačiau šiam procesui nėra skiriamas atitinkamas dėmesys. Taigi, kodėl tai svarbu?

Patikėjus dokumentų valdymą kitiems, galima:

• Sutaupyti laiko. Nors neretai sunku yra įvertinti skiriamą laiką dokumentų surinkimui, jų rūšiavimui ir archyvavimui, tačiau pardėjus tai sistemingai ir atsakingai daryti – pastebima, kad šis darbas „suvalgo“ daug papildomo laiko. Tyrimais nustatyta, kad darbuotojai ieškodami tam tikro dokumento ar informacijos sugaišta beveik 10 % savo darbo laiko. Natūralu, kad sistemingas dokumentų valdymas prisideda ne tik prie darbuotojų darbo našumo, bet ir patogesnio, greitesnio informacijos radimo.
• Elektroniniu būdu valdomi dokumentai turi didesnę išliekamumo vertę. Juos lengviau atkurti, netikėtai jiems dingus. Taip pat jie gali būti saugomi išorinėse laikmenose. Be to, juos paprasta rasti suvedus paieškos laukelyje.
• Nereikia nuolat aiškintis, kas iš kolegų turi naujausią dokumento versiją. Elektroninis informacijos valdymas leidžia automatiškai atnaujinti dokumentų redakcijas ir „šiuo metu“ turėti naujausius pakeitimus.
• Nereikalingas papildomas tinklo apsaugojimas, nes dokumentai nėra laikomi centralizuotoje vietoje, o yra paskirstyti visoje įmonėje ar organizacijoje.

Tai pagrindiniai privalumai, kurie yra suteikiami įmonei pradėjus naudotis nepriklausomu dokumentų valdymu. Tačiau svarbu apžvelgti ne tik naudas, bet ir rizikas, kurios kyla, jeigu dokumentų valdymas yra neefektyvus ir nesistemingas.

• Konfidencialiai informacijai yra nesuteikiamas pakankamas saugumas, todėl ją gali patikrinti ar matyti su tuo nesusiję žmonės.
• Dokumentai saugomi nešiojamuose kompiuteriuose, kurie gali būti ne tik sugadinti, bet ir pavogti – todėl informacija tampa itin pažeidžiama.
• Nėra sistemos, kurioje matytųsi, kas atliko dokumentų redakcijas, pakeitimus. Dėl šios priežasties tampa sunku atsekti procesus, klaidas – darbas tampa mažiau efektyvus.

Įvertinkite dokumentų valdymo svarbą ir patikėkite savo informacijos valdymą profesionalams. Susitelkite ties savo įmonės veikla ir būkite neblaškomi išorinių rūpesčių.